Conosci davvero i costi di gestione e manutenzione delle tue stampanti e multifunzioni?

Le spese per il mantenimento in efficienza di stampanti e multifunzioni sono una voce cospicua del bilancio dei costi sostenuti per la gestione di ogni ufficio. Tutti sappiamo, infatti, che questi strumenti necessitano di interventi periodici di manutenzione e di un costante apporto di cartucce e/o toner di ricambio, oltre a tamburi developer e fusori presenti nelle normali stampanti e multifunzioni laser, e dato l’elevato numero di dispositivi presenti normalmente in aziende e uffici è ovvio che la cifra necessaria per mantenere tutte le macchine in perfetta efficienza risulti, annualmente, significativa.

Il primo passo per risparmiare davvero su queste spese è essere consapevoli del costo reale di mantenimento delle proprie stampanti e multifunzioni; infatti, anche nel caso delle stampanti i costi di gestione immediatamente evidenti sono solo una parte dei costi reali che devono essere sostenuti, e per riuscire ad abbattere le spese è importante riuscire a quantificarle correttamente, senza rinunciare alla qualità dei prodotti e alla possibilità di avere sempre a disposizione tutti i ricambi necessari.

Spese per il mantenimento in efficienza delle stampanti: i costi “visibili”

Per mantenere sempre operative le proprie stampanti è necessario sostenere alcuni costi che risultano immediatamente evidenti, come ad esempio:

• Acquisto di cartucce e/o toner: questa prima voce di spesa è la più “visibile”, dal momento che le cartucce o i toner devono essere sostituiti frequentemente ed è importante avere sempre a disposizione una piccola scorta di ricambi. Per risparmiare su questa voce di spesa molti uffici scelgono di acquistare cartucce compatibili, che effettivamente hanno un costo unitario minore rispetto ai ricambi originali. Questa scelta può essere utile per abbattere i costi, ma è importante valutarla attentamente: a volte, infatti, le cartucce compatibili hanno una durata inferiore rispetto alle originali, quindi per capire se il loro acquisto è realmente conveniente è opportuno che ogni ufficio effettui una valutazione ad hoc, tenendo conto non solo del prezzo dei ricambi, ma del costo effettivo sostenuto per ogni pagina stampata.
• Manutenzione: le stampanti – specie quelle utilizzate in modo intensivo – richiedono interventi di manutenzione periodica, necessari per garantire il loro perfetto funzionamento ed evitare rotture. Nel caso delle stampanti laser questi interventi sono assolutamente fondamentali, dal momento che la polvere di toner può infiltrarsi all’interno delle componenti della macchina e, depositandosi, provocare malfunzionamenti anche gravi. È possibile risparmiare su questa voce di spesa – ed evitare che, per dimenticanza, le stampanti si danneggino – affidandosi a un servizio di manutenzione periodica programmata, che normalmente prevede il pagamento di un canone mensile o annuale.
• Acquisto di pezzi di ricambio: per aumentare la vita utile delle stampanti, o per intervenire in caso di rotture, è possibile sostituire alcune delle loro componenti. Ovviamente tale scelta va subordinata a una serie di valutazioni di opportunità, dal momento che un intervento di questo tipo può essere piuttosto oneroso e può richiedere di inviare per alcuni giorni la stampante presso un centro di assistenza.
  
  

La spesa reale per il mantenimento di una stampante: ecco tutti i costi nascosti

Accanto ai costi di gestione più evidenti ce ne sono altri che, pur essendo meno visibili, hanno un impatto significativo sul bilancio complessivo delle spese:

• Costo per l’acquisto di cartucce o toner di scorta: come abbiamo visto, per evitare di trovarsi sprovvisti delle cartucce necessarie per il funzionamento delle proprie stampanti è utile acquistare una scorta di ricambi da conservare nei magazzini aziendali, pronti per essere utilizzati in caso di necessità. Questa scelta è senz’altro previdente, ma non bisogna dimenticare che la gestione del magazzino rappresenta comunque un costo per l’azienda, e che l’acquisto di grandi quantità di ricambi espone ad alcuni rischi, dal momento che in caso di problemi o rotture che imporranno la sostituzione della stampante ci si troverà in possesso di ricambi diventati inutilizzabili, che dovranno necessariamente essere gettati via.
• Consumo di elettricità: questa voce di spesa viene spesso trascurata, perché si tende a credere che tutte le stampanti consumino una quantità di energia elettrica più o meno simile. Le cose in realtà sono molto diverse: spesso negli uffici le stampanti vengono lasciate accese 24 ore su 24, il loro consumo di energia elettrica è significativo e può variare in maniera sensibile a seconda della tipologia e del modello di stampante utilizzata. Esistono alcuni software che permettono di mettere a confronto i costi di energia elettrica sostenuti annualmente per l’utilizzo di diversi tipi di stampante, e di valutare le alternative più convenienti. Utilizzandoli si può verificare come alcuni tipi di stampanti, come ad esempio le stampanti laser A3 di vecchia generazione, richiedano una quantità di energia fino a cinque volte superiore rispetto a quella necessaria per far funzionare strumenti più moderni: ciò si traduce in un costo in bolletta sensibilmente più alto, di cui è importante tenere conto.
• Impiego di tempo per l’aggiornamento di software e driver: un’altra voce di spesa che si tende a sottovalutare è quella relativa alla necessità di investire tempo ed energie per mantenere le proprie stampanti sempre perfettamente efficienti. Perché le stampanti funzionino in modo corretto è infatti opportuno effettuare periodicamente piccoli interventi di aggiornamento dei driver, senza i quali la macchina nel tempo peggiora le sue performance e diventa più lenta. Dedicare del tempo a questi interventi ha senz’altro un costo, ma è comunque importante non procrastinarli eccessivamente, dal momento che le conseguenze del mancato aggiornamento possono essere gravi e portare anche al blocco della stampante.
• Impiego di tempo per effettuare valutazioni, scelte e acquisti: stabilire in che modo gestire le proprie stampanti e multifunzioni richiede inevitabilmente un investimento di tempo. Periodicamente, infatti, è necessario stabilire quali cartucce e pezzi di ricambio acquistare, quali interventi effettuare, quali riparazioni richiedere a tecnici specializzati, quali macchine sostituire definitivamente e così via. Tutte queste decisioni hanno un impatto sul bilancio complessivo delle spese per il mantenimento delle stampanti, ed è quindi importante riflettere bene prima di prenderle, ma il tempo dedicato alla valutazione delle diverse possibilità è comunque tempo di lavoro, che ha un suo costo e va conteggiato tra le voci di spesa.
• Costi per lo smaltimento dei materiali di consumo: quest’ultima voce di spesa è particolarmente rilevante, e tutti coloro che gestiscono realtà in cui si utilizzano decine o centinaia di strumenti elettronici sono certamente consapevoli della sua importanza. Lo smaltimento di toner e cartucce esauste (ma anche di intere stampanti e multifunzioni che – essendo RAEE – devono essere consegnate a ditte autorizzate al loro trattamento) è senza dubbio una voce di spesa che va tenuta in considerazione, dal momento che un elevato volume di materiale da smaltire si traduce inevitabilmente in un costo significativo.

Per sapere esattamente a quanto ammonta la spesa per la gestione delle tue stampanti e multifunzioni è fondamentale tenere conto di tutti questi parametri, considerando tanto le voci di spesa evidenti quanto quelle nascoste. Valutare correttamente i costi nascosti è un punto di partenza irrinunciabile per fare scelte che consentano un reale risparmio: per questo Proced è a tua disposizione per valutare la situazione della tua azienda e proporti la soluzione più adatta a te.