Gestire i rifornimenti di cancelleria e di altri prodotti necessari per l’attività degli uffici, per la pulizia e la manutenzione degli ambienti aziendali e per tutte le altre necessità quotidiane è un compito che richiede un significativo impegno in termini di tempo, e che ha importanti ricadute anche a livello economico.
Per evitare acquisti sbagliati, ritardi nei rifornimenti e spreco di tempo da parte dei dipendenti è importante che l’intero processo di ordinazione e consegna dei prodotti venga gestito in modo organizzato e razionale: Proced, grazie alla sua grande esperienza in questo settore, sa come farlo al meglio. Ecco i nostri consigli per permetterti di gestire in modo davvero efficiente il rifornimento di articoli di cancelleria:
- Determina con precisione il tuo fabbisogno di prodotti di largo consumo: ogni azienda ha bisogno di rifornire le sue scorte, a intervalli regolari, di alcuni prodotti usati in modo massiccio, e il cui fabbisogno è in larga parte prevedibile. Rientrano in questa famiglia di prodotti una grande quantità di articoli, che vanno dalla carta per fotocopie ai toner per le stampanti e ai prodotti per l’igiene e la pulizia degli ambienti, e gestire in modo attento le procedure di scelta e ri-ordino di questi materiali è fondamentale. Questi prodotti sono infatti essenziali per l’attività aziendale, e se le scorte in magazzino si esauriscono l’unica soluzione per continuare a operare regolarmente è rivolgersi a un negozio di prossimità, con conseguente aumento dei costi e investimento di tempo, necessario per recarsi di persona ad acquistare i prodotti e trasportarli in azienda. Dal momento che il consumo di questi articoli è piuttosto regolare (e, se varia, lo fa in modo prevedibile), è importante determinare con precisione la quantità di materiale necessario e impostare un sistema di ri-ordino semplice e veloce, che permetta di risparmiare tempo e di non rischiare di trovarsi sprovvisti di articoli essenziali. Inoltre, dal momento che i rifornimenti di questi prodotti di largo consumo vengono normalmente ripetuti nel tempo, è importante selezionare con cura gli articoli da acquistare, scegliendo un fornitore in grado di garantire che i prodotti siano durevoli, non inquinanti, resistenti, adatti per tutti i tipi di attività aziendale. Scegliere con attenzione i prodotti di largo consumo da acquistare e organizzare un sistema di ri-ordino regolare e rapido permette di risparmiare tempo e denaro, avendo allo stesso tempo la certezza di disporre dei migliori articoli presenti sul mercato.
- Rendi autonomi i singoli dipendenti (anche in smart working): permettere ai singoli dipendenti di scegliere in modo autonomo gli articoli di cancelleria di cui hanno bisogno è un ottimo modo per risparmiare tempo e gestire i rifornimenti in modo efficiente e razionale. La persona che dovrà materialmente utilizzare gli oggetti acquistati è infatti senza dubbio quella in grado di sceglierli nel modo più corretto, orientandosi verso gli articoli più funzionali ed economici. Permettere a ogni dipendente di acquistare ciò che davvero gli serve – stabilendo, se necessario, dei limiti di budget o impostando un sistema di controllo degli ordini effettuati – è il modo migliore per evitare sprechi di tempo e avere la certezza di non comprare articoli sbagliati, responsabilizzando allo stesso tempo i dipendenti in merito alle loro spese per la cancelleria. Nel contesto del lavoro in smart working, l’autonomia dei singoli dipendenti diventa ancora più vitale per la corretta attività delle aziende, perché permette a ciascuno di rifornirsi dei prodotti di cui ha bisogno facilmente e senza ritardi.
- Crea mini-cataloghi: per rendere gli ordini ancora più efficienti è possibile utilizzare apposite piattaforme online, come Proced.it, che permettono di creare dei cataloghi personalizzati contenenti un numero ristretto di prodotti. In questo modo gli utenti hanno la possibilità di scegliere in autonomia gli oggetti che preferiscono, selezionandoli però all’interno di un repertorio di articoli predefinito. Si evitano così perdite di tempo – perché un catalogo eccessivamente ampio può risultare dispersivo per la persona che deve effettuare gli acquisti – salvaguardando allo stesso tempo l’autonomia di scelta dei singoli lavoratori.
- Utilizza una check-list periodica: per avere la certezza di gestire in modo appropriato le scorte di magazzino, evitando di accumulare grandi quantità di materiale ma anche di trovarsi sforniti di articoli essenziali, è possibile creare liste personalizzate contenenti l’elenco dei prodotti da acquistare in determinate situazioni, in modo da semplificare al massimo le procedure di ordinazione. Queste check-list possono riguardare acquisti da effettuare a cadenza mensile o stagionale e si rivelano particolarmente utili nel caso in cui l’azienda debba partecipare a eventi speciali, come fiere di settore o simili. In questo caso, affidarsi a una lista predefinita di oggetti da ordinare è il modo migliore per avere la certezza di non dimenticare nulla ed effettuare gli ordini in modo veloce ed efficiente.
- Fatti aiutare dalla tecnologia: l’elemento umano è sempre fondamentale quando si devono scegliere gli articoli di cancelleria da acquistare per il proprio ufficio o la propria azienda, ma la tecnologia è in grado di offrirci un grandissimo aiuto in questo senso. Effettuando i tuoi acquisti su Proced.it potrai approfittare di una serie di servizi aggiuntivi che ti aiuteranno a rendere più efficiente la tua procedura di acquisto:
- Creazione di liste di acquisto, per gestire al meglio il rifornimento di prodotti di largo consumo
- Creazione di bacheche personalizzate, per permettere ai tuoi dipendenti di effettuare i loro ordini scegliendo tra un repertorio predefinito di prodotti selezionati su misura per la loro mansione o il loro ufficio
- Ripetizione di ordini già effettuati, per portare a termine i tuoi acquisti con un solo click
- Sistema di alert, per non trovarti mai sfornito di alcun prodotto necessario
- Sistema di controllo del consumo di toner e ricambi di stampanti e multifunzione, che possono eventualmente essere fornite anche a noleggio.
Proced ti offre tutto ciò di cui hai bisogno per la tua azienda, garantendoti una fornitura rapida, un’ampia possibilità di scelta e una vasta gamma di servizi aggiuntivi pensati su misura per le tue esigenze. Se vuoi saperne di più, contattaci!
