Un software per l’archiviazione digitale dei dati: scopri come gestire al meglio il tuo archivio!

Disporre di un archivio efficiente, in cui ogni informazione è facilmente accessibile e tutto è conservato ordinatamente è un grande vantaggio per qualsiasi organizzazione o ufficio. Archiviare i documenti in modo corretto – oltre a essere un obbligo previsto per legge – è fondamentale per lavorare in modo efficiente, evitare errori e imprevisti e ridurre il tempo da dedicare alla ricerca delle singole informazioni, e si traduce quindi in un risparmio anche dal punto di vista economico.

Gestire il processo di archiviazione dei documenti non è sempre semplice, specie in questa fase di evoluzione verso la digitalizzazione: il passaggio da archivio cartaceo ad archivio digitale richiede un cambiamento di mentalità che può essere favorito dall’utilizzo di software appositi, pensati proprio per aiutare le aziende ad approfittare delle potenzialità dell’archiviazione digitale.

Archivio cartaceo vs archivio digitale: vantaggi e svantaggi

Le aziende possono rispondere alla loro necessità di conservare documenti scegliendo tra due opzioni principali: archivio cartaceo e archivio digitale. La prima soluzione prevede di conservare tutti i documenti in un apposito spazio aziendale, ordinandoli e catalogandoli in modo da renderli facilmente accessibili. È innegabile che questa soluzione – se l’archivio viene correttamente organizzato e gestito – permette di conservare e reperire rapidamente tutte le informazioni, ma mette l’azienda di fronte ad alcuni innegabili svantaggi, come ad esempio:

• Investimento di tempo da parte dei dipendenti incaricati di gestire l’archivio
• Investimento di spazio fisico all’interno dell’azienda, che non potrà essere destinato ad altro uso 
• Spese per l’acquisto della cancelleria necessaria per l’archiviazione dei documenti
• Possibili problemi in caso di assenza della persona che ha materialmente provveduto all’organizzazione dell’archivio e che quindi conosce la collocazione dei documenti
• Difficile integrazione con la modalità di lavoro agile, perché per accedere ai dati è necessaria la presenza fisica dei dipendenti in azienda
• Scelta poco sostenibile dal punto di vista ambientale, perché impone di utilizzare una grande quantità di risorse (come ad esempio la carta)

Gran parte di questi problemi possono essere risolti scegliendo di affidarsi a un archivio digitale, che non occupa spazio, ha costi di gestione contenuti e rimane sempre accessibile anche da remoto. Anche l’archivio digitale, però, deve essere organizzato con competenza e attenzione: perché le informazioni siano facilmente reperibili è infatti necessario che i vari documenti vengano archiviati correttamente, ed è comunque necessario pensare a una corretta gestione del rapporto tra documenti cartacei e digitali. La carta, infatti, è un medium fondamentale che continuerà ad accompagnare le attività umane ancora per molti anni, anche a fronte della crescente digitalizzazione, ed è quindi essenziale pensare a soluzioni di archiviazione che facilitino la gestione di documenti cartacei e digitali.

I vantaggi del software Proced per la gestione dell’archivio digitale

Il tema dell’archiviazione dei dati è centrale per l’attività delle aziende, ed è per questo che Proced propone ai suoi clienti una soluzione software in grado di rispondere alle loro necessità. Si tratta di una piattaforma, costruita con un’interfaccia semplice e user friendly, che permette di reperire rapidamente ogni singolo dato, filtrando i documenti per tipologia o attraverso appositi metadati (data, codice protocollo…) inseriti  al momento dell’archiviazione. I dati possono essere sia informazioni digitali sia scansioni di documenti cartacei, debitamente processate tramite un OCR integrato con la stampante multifunzione. L’OCR, grazie alla sua capacità di trasformare i file di immagine in file di testo, permette infatti di ottenere pdf dal contenuto digitalizzato, facili da trovare tramite opportune stringhe di ricerca.

La piattaforma si può integrare anche con i programmi gestionali utilizzati dall’azienda, ed è quindi in grado di scaricare e importare in modo automatico alcune informazioni. Per semplificare ulteriormente il reperimento dei documenti, i dati raccolti possono anche essere ricollegati tra loro manualmente o automaticamente: in questo modo è possibile, ad esempio, archiviare insieme una fattura e il corrispondente DDT, per rendere ancora più agevole il reperimento delle informazioni.

Questa soluzione, oltre a garantire un concreto risparmio economico e a evitare lo spreco di risorse, permette anche di gestire al meglio le informazioni sensibili contenute all’interno dei documenti, nel pieno rispetto delle normative sulla privacy. Utilizzando la piattaforma fornita da Proced, infatti, tutte le informazioni vengono archiviate e rimangono sempre accessibili, senza bisogno di ricorrere a fotocopie o altre soluzioni sicuramente meno adeguate dal punto di vista della tutela della riservatezza dei dati.

Scegliere la piattaforma Proced per l’archiviazione digitale permette quindi di:

• Risparmiare sul costo del personale incaricato di gestire l’archivio
• Risparmiare spazio all’interno dell’azienda, perché non è più necessario prevedere uno spazio fisico per l’archiviazione dei documenti
• Ridurre lo spreco di risorse e la produzione di CO₂ legata alla fotocopiatura dei documenti
• Usufruire di uno strumento fortemente personalizzabile, dal momento che la piattaforma viene customizzata a partire dalle esigenze del cliente
• Gestire al meglio i permessi di accesso a ogni singolo documento: grazie all’archivio digitalizzato è possibile far sì che solo personale autenticato e in possesso di appositi permessi possa visualizzare determinati dati archiviati
• Garantire la sicurezza dei dati archiviati, protetti da appositi sistemi di back-up
• Tutelare la privacy di tutti i soggetti coinvolti
• Agevolare il lavoro da remoto e semplificare eventuali attività in smart working 
• Semplificare il flusso di lavoro delle aziende in cui i processi approvativi sono complessi: digitalizzando il dato non è necessario produrre molte copie dello stesso documento, ma tutti coloro che sono chiamati a dare la loro approvazione possono accedere semplicemente allo stesso file 
• Monitorare e ottimizzare i processi di lavoro, perché le varie azioni svolte su ogni singolo documento archiviato (apertura, modifica, spostamento…) vengono memorizzate e possono essere sempre verificate

La scelta di archiviare i dati in una piattaforma digitale può segnare un concreto punto di svolta per le aziende che vogliono operare in maniera più efficiente, sicura e sostenibile, e Proced fornisce lo strumento giusto per raggiungere questo risultato. 

Per saperne di più, contatta Proced e richiedi una consulenza personalizzata: valuteremo insieme a te le necessità della tua azienda e ti illustreremo come il nostro software può rendere più efficiente il tuo archivio.