La gente tende ad accumulare sulle scrivanie dei propri uffici qualsiasi cosa, trasformandole da piano di lavoro ad ammasso di carte e oggetti vari in cui è impossibile trovare qualcosa.
Tenere la scrivania in ordine è importante perché ci aiuta ad essere più produttivi: infatti ci permette di non perdere tempo trovando subito quello che cerchiamo, e rende il nostro lavoro più semplice e organizzato. Attenzione, avere la scrivania in ordine non vuol dire che non ci deve essere niente sopra, ma che puoi trovare facilmente ciò di cui hai bisogno.
Per prima cosa sgombra completamente la scrivania e i cassetti e pulisci tutto. Dopo di che inizia la vera e propria operazione di decluttering, ovvero l’atto di eliminare il superfluo. Osserva tutto quello che avevi sul tuo tavolo e cestina ciò che non ti serve: cancelleria non funzionante, fogli inutili, oggetti rotti… Dopo aver eliminato tutto quello che non è necessario, archivia ciò di cui non hai bisogno in questo momento ma che potrebbe tornarti utile in futuro.
Ora che hai buttato tutto ciò che non ti serve posiziona il computer sulla scrivania, e se hai un ripiano rimovibile sotto il tavolo usalo per mettere la tastiera, così avrai più spazio a disposizione sul piano di lavoro. Sistema i fili elettrici utilizzando delle fascette, dei passacavi, o dei fermacavi da parete.
Utilizza un organizer da scrivania per tenere a portata di mano le cose essenziali: penna, matita, gomma, evidenziatore, blocco per appunti, post-it. Usa i cassetti per riporre tutto ciò che usi meno spesso, ma che è comunque utile che sia facilmente accessibile: forbici, nastro adesivo, cucitrice, levapunti, graffette… Utilizza le vaschette portacancelleria per organizzare anche la cassettiera, raggruppando gli oggetti con funzioni simili.
Archivia i documenti usando delle cartelline o dei faldoni di colore diverso. Sistema i contenitori in piedi sulla scrivania o su una mensola, non uno sopra l’altro, così non c’è bisogno di spostarli tutti se ti serve quello sotto. Se c’è ancora spazio puoi decorare la tua scrivania con una pianta o una foto.
Ogni volta che usi qualcosa rimettilo al suo posto. Stampa solo lo stretto necessario e non abbandonare fogli in giro, ma archiviali negli appositi contenitori (puoi usare anche dei portariviste).
Non riempire il monitor di post-it e non lasciarli sparsi ovunque, man mano che non ti servono più buttali.
Utilizza un solo calendario: cartaceo, del telefono, della mail, del PC, scegline uno e usa sempre quello in modo da non avere appuntamenti segnati in più supporti o su dei foglietti, ed essere più organizzato.
Ogni sera prima di andare a casa prenditi cinque minuti per sistemare le cose che hai utilizzato durante la giornata, in modo da avere una bella scrivania ordinata il mattino successivo quando arrivi.
“Una scrivania ordinata è sintomo di una mente malata” diceva Oscar Wilde, la realtà invece è che chi lavora in un ambiente organizzato è tendenzialmente più produttivo e conduce uno stile di vita più sano ed equilibrato.