Come tenere in ordine la scrivania

La gente tende ad accumulare sulle scrivanie dei propri uffici qualsiasi cosa, trasformandole da piano di lavoro ad ammasso di carte e oggetti vari in cui è impossibile trovare qualcosa.
Tenere la scrivania in ordine è importante perché ci aiuta ad essere più produttivi: infatti ci permette di non perdere tempo trovando subito quello che cerchiamo, e rende il nostro lavoro più semplice e organizzato. Attenzione, avere la scrivania in ordine non vuol dire che non ci deve essere niente sopra, ma che puoi trovare facilmente ciò di cui hai bisogno.

Come fare?

• Per prima cosa sgombra completamente la scrivania e i cassetti e pulisci tutto. Dopo di che inizia la vera e propria operazione di decluttering, ovvero l’atto di eliminare il superfluo. Osserva tutto quello che avevi sul tuo tavolo e cestina ciò che non ti serve: cancelleria non funzionante, fogli inutili, oggetti rotti… Dopo aver eliminato tutto quello che non è necessario, archivia ciò di cui non hai bisogno in questo momento ma che potrebbe tornarti utile in futuro.

• Ora che hai buttato tutto ciò che non ti serve posiziona il computer sulla scrivania, e se hai un ripiano rimovibile sotto il tavolo usalo per mettere la tastiera, così avrai più spazio a disposizione sul piano di lavoro. Sistema i fili elettrici utilizzando delle fascette, dei passacavi, o dei fermacavi da parete.

• Utilizza un organizer da scrivania per tenere a portata di mano le cose essenziali: penna, matita, gomma, evidenziatore, blocco per appunti, post-it. Usa i cassetti per riporre tutto ciò che usi meno spesso, ma che è comunque utile che sia facilmente accessibile: forbici, nastro adesivo, cucitrice, levapunti, graffette… Utilizza le vaschette portacancelleria per organizzare anche la cassettiera, raggruppando gli oggetti con funzioni simili.

• Archivia i documenti usando delle cartelline o dei faldoni di colore diverso. Sistema i contenitori in piedi sulla scrivania o su una mensola, non uno sopra l’altro, così non c’è bisogno di spostarli tutti se ti serve quello sotto. Se c’è ancora spazio puoi decorare la tua scrivania con una pianta o una foto.

Ora la tua scrivania è in ordine, come fare per mantenerla tale?

• Ogni volta che usi qualcosa rimettilo al suo posto. Stampa solo lo stretto necessario e non abbandonare fogli in giro, ma archiviali negli appositi contenitori (puoi usare anche dei portariviste).

• Non riempire il monitor di post-it e non lasciarli sparsi ovunque, man mano che non ti servono più buttali.

• Utilizza un solo calendario: cartaceo, del telefono, della mail, del PC, scegline uno e usa sempre quello in modo da non avere appuntamenti segnati in più supporti o su dei foglietti, ed essere più organizzato.

• Ogni sera prima di andare a casa prenditi cinque minuti per sistemare le cose che hai utilizzato durante la giornata, in modo da avere una bella scrivania ordinata il mattino successivo quando arrivi.

“Una scrivania ordinata è sintomo di una mente malata” diceva Oscar Wilde, la realtà invece è che chi lavora in un ambiente organizzato è tendenzialmente più produttivo e conduce uno stile di vita più sano ed equilibrato.