Se sei alla ricerca di un fornitore di articoli per l’ufficio in grado di rispondere efficacemente alle necessità della tua azienda, probabilmente ti stai chiedendo se sia davvero conveniente preferire il canale dell’acquisto online rispetto a quello dei negozi di prossimità o dei rivenditori all’ingrosso.
L’acquisto online garantisce una lunga serie di vantaggi, ma per trarre il massimo beneficio da questa scelta è importante rivolgersi al fornitore giusto, capace di offrirti un servizio all’altezza delle tue aspettative.
Ecco quali sono le caratteristiche da prendere in considerazione per essere certi di fare la scelta migliore:
- Ampiezza del catalogo: il fornitore online ideale dev’essere in grado di offrirti un’ampia gamma di prodotti, che comprenda tutto ciò di cui hai bisogno per la gestione quotidiana del tuo ufficio: cancelleria, ricambi per stampanti, prodotti per l’igiene e la pulizia, piccoli complementi d’arredo, dispositivi di protezione individuale necessari per tutelare la sicurezza dei tuoi dipendenti e così via. In questo modo potrai avere la certezza di trovare sempre, in un unico luogo, tutto ciò che ti serve per rifornire il tuo magazzino, eviterai di rimanere sfornito di materiale essenziale e non perderai tempo effettuando più ordini presso rivenditori differenti. Trovare presso un unico fornitore tutti gli articoli di cui hai bisogno, inoltre, ti permette di gestire un numero minore di consegne e fatture (e quindi di risparmiare sulla loro registrazione) e rende più semplice il calcolo e controllo del budget annuale investito nell’acquisto delle forniture per l’ufficio: un rivenditore online dotato di un ampio catalogo, quindi, ti permette allo stesso tempo di tenere efficacemente sotto controllo le tue spese e di risparmiare.
- Semplicità di acquisto: acquistare online permette di avere accesso a un ampio catalogo di prodotti, aspetto che costituisce un indubbio vantaggio, ma è importante far sì che questa vasta possibilità di scelta non si riveli un boomerang, dal momento che la fase di acquisto deve essere portata a termine evitando perdite di tempo. Per evitare questo rischio, un buon fornitore online ti offre la possibilità di gestire le bacheche di prodotti a cui i tuoi dipendenti possono accedere, facendo sì che ognuno di loro possa visualizzare solo le categorie di articoli di cui ha bisogno per la sua attività, e semplifica le procedure di acquisto attraverso varie funzioni, ad esempio la possibilità di ripetere alcuni ordini o di programmare in modo automatico il rifornimento di prodotti di largo consumo che vanno acquistati ciclicamente (carta igienica, fogli per la stampa, ricambi di toner e cartucce per le stampanti e così via).
- Convenienza economica: acquistare online è, in molti casi, meno oneroso che acquistare presso negozi fisici, e l’aspetto della convenienza economica va necessariamente valutato quando si sceglie il proprio fornitore. In molti casi è possibile ottenere sconti e facilitazioni sui propri acquisti, specie nel caso in cui i volumi di prodotti ordinati siano notevoli e si instauri un rapporto continuativo con un unico fornitore. In ogni caso, non bisogna dimenticare che il costo vivo per l’acquisto dei prodotti è solo una delle voci che vanno a costituire il Total Cost of Ownership complessivo delle tue spese di cancelleria, e che ogni considerazione di tipo economico va fatta tenendo conto in modo corretto di tutti i differenti parametri.
- Velocità di consegna: un altro elemento fondamentale da tenere in considerazione nella scelta del fornitore è la rapidità con cui i prodotti ordinati arriveranno presso la tua azienda. Se acquisti online cartoleria e prodotti per l’ufficio è importante che le forniture vengano inviate rapidamente e che i tempi di consegna siano garantiti, in modo da evitare disguidi e rallentamenti nel flusso di lavoro dovuti alla mancanza di articoli essenziali. Un fornitore affidabile, che consegna puntualmente e rispetta le scadenze, ti permetterà di non effettuare mai acquisti “di emergenza” e ti aiuterà a tenere sotto controllo le tue forniture, assicurandoti di non rimanere sprovvisto di alcun prodotto utile.
- Consulenza: gli acquisti online sono spesso ritenuti procedure completamente asettiche, in cui non è previsto alcun tipo di contatto umano. In realtà le cose sono molto diverse da così, e un buon fornitore di prodotti online, tramite i suoi agenti, è in grado di offrire alle aziende non solo una vasta gamma di articoli, ma anche una vera e propria consulenza, indirizzandole verso prodotti o servizi più efficienti o convenienti e aiutandole ad affrontare eventuali situazioni di emergenza.
- Possibilità di instaurare un rapporto di fiducia: anche acquistando online possono ricrearsi le stesse dinamiche positive che caratterizzano gli acquisti presso negozi fisici: con il tempo l’utilizzo della piattaforma virtuale diventa sempre più rapido e agevole, i dipendenti sono messi in condizione di compiere in autonomia le loro scelte e l’intera gestione degli acquisti diventa più strutturata e ordinata. Questo favorisce la creazione di un vero e proprio rapporto di fiducia tra azienda cliente e fornitore, che permette non solo di ottenere vantaggi economici, ma anche di far crescere la soddisfazione per il servizio nel suo complesso.
- Possibilità di fornire servizi, non solo prodotti: un buon fornitore online non si limita a offrire prodotti e consulenza, ma è in grado di proporre alle aziende servizi aggiuntivi pensati per agevolare la loro attività, come ad esempio la possibilità di accedere al noleggio di strumenti come stampanti e scanner, il servizio di invio automatico dei ricambi, la possibilità di gestire i propri budget in modo semplice tenendo sempre sotto controllo gli acquisti effettuati e così via. Un buon fornitore, insomma, non si limita a raccogliere ordini e a spedire prodotti, ma opera attivamente per rendere l’attività delle aziende più semplice e più efficiente, aiutandole a ridurre gli sprechi di tempo e di denaro.