Un archivio disordinato non è solo una questione estetica: significa perdere tempo, aumentare lo stress e rischiare errori e perdite nella gestione dei documenti. Organizzare correttamente l’archivio fisico permette invece di lavorare meglio, più velocemente e con maggiore serenità.
Un buon punto di partenza può essere la metodologia 5S del Lean Thinking, adattata al contesto dell’ufficio e dell'archivio. Questo metodo vede 5 passi per una sistemazione pratica e definitiva degli ambienti di lavoro, in modo da rendere le operazioni quotidiane molto più fluide ed efficaci.
Il primo passo è eliminare ciò che non serve più. Documenti obsoleti, duplicati o non più rilevanti occupano spazio prezioso. Definire cosa conservare e cosa archiviare o smaltire consente di ridurre il volume e semplificare la gestione.
In questo caso, per una corretta eliminazione dei documenti, soprattutto se contenenti dati sensibili, è necessario un distruggidocumenti che permetta il miglior livello di sicurezza.
Ogni documento deve avere un posto preciso. Scatole, cartelle, registratori e faldoni aiutano a strutturare l’archivio in modo logico.
Per una codifica veloce affidati a colori differenti, di etichette oppure dei registratori stessi, in modo da trovare "a colpo d'occhio" ciò che cerchi.
Un archivio ordinato passa anche dalla cura degli spazi. Eliminare polvere, riordinare scaffali e utilizzare prodotti specifici per la pulizia contribuisce a creare un ambiente più funzionale e piacevole, oltre a preservare i materiali nel tempo.
Stabilire regole chiare è fondamentale: criteri di archiviazione, etichette coerenti, utilizzo di etichette e accessori di catalogazione permettono a tutti di seguire lo stesso metodo, riducendo errori e perdite di tempo.
L’ordine non è un’azione una tantum, ma un’abitudine. Prevedere momenti periodici di revisione, utilizzare scatole archivio per chiudere correttamente l’anno fiscale e mantenere aggiornato l’archivio aiuta a preservare nel tempo il lavoro fatto.
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Un archivio ordinato non è solo spazio ritrovato: è tempo guadagnato.